Importar y actualizar registros existentes en Zoho Creator

Zoho Creator ofrece opciones flexibles tanto para importar nuevos datos como para actualizar los registros existentes. A continuación, le mostramos cómo abordar cada situación:

Importación de datos a Zoho Creator

• Navegar hasta el informe: vaya al informe donde desea importar datos.

• Seleccionar opción de importación: haga clic en "Más opciones" (menú de hamburguesa) en la esquina superior derecha y seleccione "Importar datos".

• Elegir origen del archivo: puede importar datos de varios formatos (.xls, .xlsx, .csv, .tsv, .ods, .accdb, .mdb, .json, numbers) y fuentes (computadora local, Dropbox, Google Drive, Zoho Docs, etc.).

• Asignar columnas: En el panel de asignación de columnas, haga coincidir las columnas de su archivo con los campos de Zoho Creator. El sistema intenta asignarlas automáticamente, pero puede ajustar las asignaciones según sea necesario.

• Gestionar errores de importación: Decida cómo gestionar los errores (omitir filas o dejar valores vacíos). También puede estandarizar los formatos de fecha y hora si es necesario.

• Supervisar el estado de la importación: Realice un seguimiento del progreso de la importación y revise los registros fallidos mediante las pestañas "Ver estado de la importación" o "Importaciones recientes". Los registros fallidos y sus motivos se pueden descargar para su revisión si representan menos del 25 % del total de registros 1 5 .

Actualización de registros existentes

Hay dos formas principales de actualizar registros existentes en Zoho Creator:

1. Uso de scripts de Deluge (API o flujos de trabajo)

• Actualizar un solo registro por ID:
  Utilice la tarea zoho.creator.updateRecord en Deluge. Debe especificar el propietario de la aplicación, el nombre del enlace de la aplicación, el nombre del enlace del informe, el ID del registro y una asignación de los nuevos valores.

  Ejemplo:

   texto
   dataMap = Map(); dataMap.put("Task_Name", "Priority Task"); otherParams = Map(); response = zoho.creator.updateRecord("OwnerName", "AppLinkName", "ReportLinkName", 1234567890, dataMap, otherParams, "creator_oauth_connection"); Esto actualiza el registro con el ID especificado dataMap = Map(); dataMap.put("Task_Name", "Priority Task"); otherParams = Map(); response = zoho.creator.updateRecord("OwnerName", "AppLinkName", "ReportLinkName", 1234567890, dataMap, otherParams, "creator_oauth_connection");

  2 .

• Actualizar varios registros por criterios:
  Utilice la tarea zoho.creator.updateRecords para actualizar todos los registros que coincidan con una condición específica.

  Ejemplo:

   texto
   dataMap = Map(); dataMap.put("Status", "Completed"); otherParams = Map(); response = zoho.creator.updateRecords("OwnerName", "AppLinkName", "ReportLinkName", "(Status == \"Pending\")", dataMap, otherParams, "creator_oauth_connection"); Esto actualiza todos los registros donde el estado es "Pendiente". dataMap = Map(); dataMap.put("Status", "Completed"); otherParams = Map(); response = zoho.creator.updateRecords("OwnerName", "AppLinkName", "ReportLinkName", "(Status == \"Pending\")", dataMap, otherParams, "creator_oauth_connection");

  4 .

• Automatizar actualizaciones mediante flujos de trabajo:
  Puede configurar flujos de trabajo para que actualicen automáticamente los registros cuando se produzcan ciertos eventos, como el envío de formularios o acciones de aprobación. En el editor de flujos de trabajo, agregue la acción "Actualizar registro", especifique los criterios y seleccione los campos que desea actualizar. Esto resulta útil para automatizar procesos de negocio (p. ej., actualizar el estado de un pedido tras la entrega). 6 Notas importantes

• La importación directa actualiza los registros existentes:
  La función de importación estándar de Zoho Creator está diseñada para agregar nuevos registros, no para actualizar los existentes. No hay una opción integrada de "upsert" (actualizar o insertar) durante la importación. Para actualizar los registros existentes según los datos importados, deberá usar scripts o API de Deluge para vincular los registros (por ejemplo , por un campo único) y actualizarlos según corresponda .

• Manejo de importaciones fallidas:
  Si los registros no se pueden importar debido a errores de validación o discrepancias, puede descargar los registros fallidos para corregirlos y volver a importarlos 1 5

2. Actualización mediante importación de CSV

Tabla resumen: métodos de importación y actualización

Mejores prácticas

• Utilice la herramienta de importación para agregar nuevos datos en masa.

• Utilice scripts o flujos de trabajo de Deluge para automatizar las actualizaciones de registros existentes, ya sea de forma individual (por ID de registro) o en masa (por criterios).

• Si necesita "upsert" (insertar registros nuevos y actualizar los existentes), debe implementar lógica (a través de scripts o integración externa) para verificar los registros existentes y actualizarlos o insertarlos según sea necesario.

Para obtener instrucciones detalladas paso a paso, consulte la documentación oficial de Zoho Creator o las guías de ayuda para importar datos y utilizar las tareas de actualización de Deluge 1 2 4 .