El problema: diarios manuales vs. declaraciones de impuestos

Esta es la idea clave que muchas empresas canadienses descubren de la manera más difícil: en Zoho Books Canadá, los campos de impuestos en las entradas de diario manuales son ornamentales: no contribuyen a los cálculos de la declaración de GST/HST ni a los créditos fiscales de entrada (ITC).

Esta limitación afecta a las empresas que utilizan flujos de trabajo de cuentas de compensación, donde registran asientos de diario mensuales para reclasificar los gastos, pero esperan que el HST asociado aparezca en sus declaraciones de impuestos.

¿Por qué sucede esto?

El sistema de informes fiscales de Zoho Books está diseñado para tipos de transacciones específicos que incluyen la documentación fiscal y los registros de auditoría adecuados. Los registros manuales, si bien son útiles para los ajustes contables, no cumplen con los requisitos de documentación que la Agencia Tributaria de Canadá (CRA) exige para las reclamaciones del ITC.

Tipos de transacciones admitidas para las declaraciones de impuestos canadienses

• Transacciones de venta: Facturas, Notas de crédito
• Transacciones de compra: Facturas, Gastos, Créditos de proveedores
• Gastos de alimentación bancaria con códigos fiscales
• Ajustes de impuestos (publicados directamente en las declaraciones)

Soluciones prácticas que realmente funcionan

Solución 1: Utilizar gastos con códigos HST (recomendado)

En lugar de confiar en diarios manuales para la captura de impuestos, cree gastos mensuales con los códigos HST adecuados:

1. Vaya a Nuevo > Gastos en Zoho Books
2. Establezca el beneficiario como "Compensación" o déjelo opcional
3. Seleccione su cuenta de compensación o cuenta de gastos objetivo
4. Ingrese el importe antes de impuestos
5. Crucial : Seleccione el código HST correcto (por ejemplo, HST 13% ON)
6. Añadir documentación de respaldo en archivos adjuntos
7. Guardar e incluir en tu proceso mensual

Consejo profesional : configure esto como un gasto recurrente si los montos son predecibles o cree reglas bancarias para categorizar automáticamente las transacciones alimentadas por el banco con los códigos de impuestos correctos.

¿Listo para optimizar su cumplimiento tributario canadiense? Empiece a usar Zoho Books y acceda a las funciones adecuadas para generar informes de GST/HST.

Solución 2: Ajustes fiscales para reclamaciones directas del ITC

Cuando no pueda crear una transacción de origen, utilice Ajustes de impuestos:

1. Vaya a Configuración > Impuestos o acceda al flujo de trabajo de declaración de GST/HST
2. Seleccione Agregar ajuste
3. Seleccione Crédito fiscal de entrada como tipo de ajuste
4. Seleccione el impuesto apropiado (por ejemplo, HST 13% ON)
5. Ingrese el monto y una explicación detallada
6. Ahorre con documentación de respaldo sólida

Solución 3: Enfoque híbrido (diario + asiento fiscal)

Mantenga su flujo de trabajo de diario de compensación actual, pero agregue captura de impuestos:

1. Publique su diario contable (montos sin impuestos)
2. Cree un ajuste de gastos o impuestos separado para la parte del HST
3. Hacer referencias cruzadas de ambas entradas en los campos de nota
4. Asegúrese de que no haya doble contabilización de los importes de impuestos

Opciones de automatización avanzadas

Integración de API

Utilice la API de Zoho Books para automatizar la generación de gastos mensuales con códigos de impuestos basados en sus cálculos de compensación.